Privacybeleid

1. Over dit privacybeleid

HuisdierXL respecteert de privacy van bezoekers en klanten van onze webshop. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die HuisdierXL verwerkt via onder meer:

• huisdierxl.com;
• bestellingen in onze webshop;
• klantaccounts;
• contact met onze klantenservice;
• retouren, garantie en klachten;
• en overige communicatie met HuisdierXL.

2. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

HuisdierXL is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen via [email protected].

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je HuisdierXL gebruikt.

Wanneer je een bestelling plaatst

We kunnen onder andere verwerken:

• voor- en achternaam;
• factuuradres en afleveradres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bestelgegevens en bestelde producten;
• betaalstatus;
• gekozen betaal- en bezorginformatie;
• eventuele bedrijfsgegevens die je zelf opgeeft;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het verwerken en beveiligen van de bestelling.

We hebben deze gegevens nodig om je bestelling te verwerken en onze overeenkomst met jou uit te voeren.

Wanneer je een klantaccount gebruikt

Als je een account aanmaakt, kunnen we onder andere je naam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, accountgegevens, bestelgeschiedenis en opgeslagen accountvoorkeuren verwerken. Gebruik je functies zoals Mijn dieren en Mijn voorraadkast, dan verwerken we daarnaast de gegevens die je daar zelf invult, zoals de naam en diersoort van je huisdier, optioneel geboortedatum of hondenformaat, gekoppelde producten, aantallen, verbruiksinschattingen en geschatte opraakdata. We bewaren ook wanneer je e-mailvoorkeuren aan- of uitzet, inclusief het doel en de gebruikte toestemmingsversie. Je wachtwoord wordt niet door ons als leesbare tekst opgeslagen.

Wanneer je contact met ons opneemt

Wanneer je ons een e-mail stuurt of via een formulier contact opneemt, kunnen we onder andere je naam, e-mailadres, telefoonnummer indien je dat verstrekt, bestelnummer, de inhoud van je bericht en relevante eerdere correspondentie verwerken.

Retouren, garantie en klachten

Bij een retour, defect, beschadiging, verkeerde levering of klacht kunnen we contactgegevens, bestelgegevens, productgegevens, retourinformatie, correspondentie, door jou verstrekte foto's of video's en informatie over de gekozen oplossing of terugbetaling verwerken.

Wanneer je onze website bezoekt

Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatinformatie, datum en tijd van verzoeken, bezochte pagina's, server- en beveiligingslogs en cookievoorkeuren.

Sommige van deze gegevens zijn noodzakelijk om de website technisch te laten werken en te beveiligen.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat.

Uitvoering van de overeenkomst

We verwerken gegevens om bestellingen te ontvangen, betalingen te verwerken, producten te leveren, je over je bestelling te informeren, retouren te behandelen en service, garantie en conformiteitsverzoeken af te handelen.

Wettelijke verplichtingen

Sommige gegevens moeten we bewaren omdat we wettelijk verplicht zijn een administratie te voeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor verkoopadministratie, facturen, boekhouding en belastingadministratie.

Gerechtvaardigd belang

Waar toegestaan kunnen we persoonsgegevens verwerken voor gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld beveiliging van de webshop, fraudepreventie, technische logging, het voorkomen van misbruik, het vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken en verbetering van onze dienstverlening zonder onnodige inbreuk op je privacy.

Toestemming

Wanneer verwerking toestemming vereist, vragen we die vooraf. In je account kun je afzonderlijk toestemming geven voor voorraadherinneringen per e-mail op basis van je eigen voorraadinschatting en voor persoonlijke producttips en aanbiedingen op basis van je huisdieren en voorraadkast. Beide keuzes staan standaard uit en kunnen afzonderlijk weer worden uitgezet. Toestemming kan daarnaast relevant zijn bij niet-noodzakelijke marketingcookies, advertentietracking of bepaalde analytics.

Je kunt eerder gegeven toestemming weer intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere rechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

5. Met wie kunnen we persoonsgegevens delen?

We verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen die noodzakelijk zijn om onze webshop en dienstverlening uit te voeren.

Betaaldienstverleners

Wanneer je een bestelling betaalt, worden noodzakelijke gegevens verwerkt door de gekozen betaaldienstverlener. Welke partij dit is, hangt af van de betaalmethode die bij het afrekenen wordt aangeboden.

HuisdierXL ontvangt niet automatisch alle volledige betaalgegevens, zoals volledige kaartgegevens, wanneer deze rechtstreeks door een betaaldienstverlener worden verwerkt.

Vervoerders en fulfilmentpartners

Voor levering kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met pakketvervoerders, logistieke dienstverleners, fulfilmentpartners of leveranciers die een product rechtstreeks aan jou verzenden.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om naam, afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer wanneer nodig voor levering en informatie die nodig is om het juiste product te verzenden.

Internationale leveranciers

HuisdierXL kan producten betrekken uit Nederlandse en internationale assortimenten. Wanneer een product rechtstreeks vanuit een leverancier wordt geleverd, kan het noodzakelijk zijn bepaalde persoonsgegevens met die leverancier te delen om de bestelling uit te voeren.

Ook wanneer een leverancier betrokken is bij de levering, blijft HuisdierXL jouw aanspreekpunt als verkoper.

Hosting en technische dienstverleners

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door partijen die ons helpen met bijvoorbeeld webhosting, WordPress/WooCommerce-infrastructuur, e-mail, websitebeveiliging, back-ups en technische ondersteuning.

Administratie en professionele adviseurs

Gegevens kunnen worden gedeeld met bijvoorbeeld een boekhouder, administrateur, belastingadviseur, juridisch adviseur of accountant wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Overheidsinstanties

We verstrekken persoonsgegevens aan politie, toezichthouders, Belastingdienst of andere bevoegde instanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners, leveranciers of andere partijen kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of daar persoonsgegevens verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen we ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan wanneer die vereist zijn.

Dat kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

We maken deze paragraaf specifieker wanneer de definitieve leveranciers- en technische infrastructuur van HuisdierXL volledig is vastgesteld.

7. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Bestellingen en financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard. Voor bepaalde internationale btw-regelingen, waaronder OSS/IOSS, kan een termijn van 10 jaar gelden.

Klantenservice en correspondentie

Correspondentie bewaren we zolang dat redelijkerwijs nodig is om je vraag of klacht af te handelen, voor eventuele vervolgvragen of voor het vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken.

Accountgegevens

Accountgegevens worden bewaard zolang je account bestaat en daarna alleen voor zover gegevens nog noodzakelijk zijn of wettelijk moeten worden bewaard. Het verwijderen van een account betekent daarom niet automatisch dat gegevens uit eerdere facturen of fiscale administratie direct mogen worden verwijderd.

Technische logs

Technische en beveiligingslogs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging, probleemonderzoek en fraudepreventie, tenzij een incident een langere bewaring noodzakelijk maakt.

8. Cookies en vergelijkbare technologie

HuisdierXL gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor het functioneren van de webshop.

Daaronder kunnen technisch noodzakelijke functies vallen zoals winkelwagen, checkout, account/login, voorkeuren, beveiliging en sessiebeheer.

Daarnaast kunnen analytics-, socialmedia- of marketingtechnologieën worden gebruikt. Wanneer daarvoor toestemming vereist is, worden deze niet geactiveerd voordat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.

De exacte cookies en gebruikte diensten beschrijven we in het afzonderlijke Cookiebeleid van HuisdierXL.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en misbruik.

Daarbij kan onder andere gebruik worden gemaakt van beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, updates, back-ups en andere technische beveiligingsmaatregelen.

Geen enkel computersysteem kan absolute veiligheid garanderen.

10. Datalekken

Wanneer sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen we of sprake is van een datalek onder de AVG.

Wanneer de wet dat vereist, melden we het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokken personen wanneer het lek waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden oplevert.

11. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je onder meer recht hebben op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• dataportabiliteit;
• het intrekken van toestemming;
• rechten rondom bepaalde vormen van geautomatiseerde besluitvorming.

Een recht is niet in iedere situatie absoluut. We kunnen bijvoorbeeld bepaalde factuurgegevens niet verwijderen zolang we wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

12. Een privacyverzoek indienen

Je kunt een privacyverzoek sturen naar [email protected]. Vermeld duidelijk welk recht je wilt uitoefenen.

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om redelijkerwijs vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is. We vragen daarbij niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk.

In beginsel reageren we binnen de wettelijke termijn. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan de reactietermijn worden verlengd wanneer de AVG dat toestaat.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

HuisdierXL neemt op dit moment geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor klanten juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

Technische systemen kunnen wel worden gebruikt voor bijvoorbeeld beveiliging of fraudedetectie.

Wanneer we in de toekomst relevante geautomatiseerde besluitvorming invoeren, passen we dit privacybeleid daarop aan.

14. Gegevens van kinderen

De webshop van HuisdierXL is niet specifiek gericht op kinderen.

We hebben niet de bedoeling zonder geldige grondslag persoonsgegevens van kinderen te verzamelen waarvoor toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist zou zijn.

Wanneer je vermoedt dat een kind zonder geldige toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kun je contact opnemen via [email protected].

15. Links en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van andere organisaties.

Wanneer je zo'n externe website bezoekt, geldt het privacybeleid van die partij. HuisdierXL is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop een onafhankelijke derde persoonsgegevens verwerkt buiten onze eigen dienstverlening.

16. Social media

HuisdierXL kan gebruikmaken van sociale media, waaronder Facebook en Instagram.

Wanneer je rechtstreeks met HuisdierXL communiceert via een socialmediaplatform, verwerkt dat platform zelf ook persoonsgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

Als we socialmedia-inhoud op de website integreren die persoonsgegevens of tracking door een derde kan veroorzaken, nemen we dit mee in onze cookie- en consentinrichting.

17. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een klacht over hoe HuisdierXL met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via [email protected]. We proberen de klacht dan rechtstreeks op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde privacytoezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon je in een andere EU-lidstaat, bijvoorbeeld België, dan kun je afhankelijk van de situatie ook contact opnemen met de toezichthouder in jouw land.

18. Wijzigingen in dit privacybeleid

HuisdierXL kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening verandert, we andere systemen of dienstverleners gaan gebruiken, wet- of regelgeving verandert of verduidelijking noodzakelijk is.

De meest actuele versie staat altijd op huisdierxl.com/privacybeleid/. Bij belangrijke wijzigingen passen we de datum bovenaan dit beleid aan.

19. Contact